Al revisar los temas del libro sobre comunicación que estoy escribiendo, me he dado cuenta de lo mal que gestionamos una herramienta que utilizamos a diario y de la que, en muchas ocasiones, dependen aspectos importantes de nuestra vida profesional.
Por ello, me he propuesto compartir algunas sencillas pautas que pueden contribuir a hacer más fluida nuestra comunicación a través del correo electrónico:
- Céntrate en un solo tema por correo.
- Que quede absolutamente definido en el asunto. Si su enunciado es demasiado largo, equívoco o farragoso, quizá no pase el filtro.
- Con un estilo sencillo, escueto y al grano. Respeta el tiempo de tu interlocutor y piensa que los correos se leen (y contestan) cada vez más en dispositivos móviles.
- Piensa en una carta profesional para darle el tono preciso: educado y con un grado de formalidad que se adecue al destinatario, al contexto, al contenido…
En este punto, siempre es mejor pecar por exceso que por defecto.
- La ortografía, el respeto de las reglas gramaticales, las tildes… no son optativos. El uso de mayúsculas para destacar determinados pasajes, prohibido (casi por ley).
- Cuídate de los fondos y letras de colores, los emoticonos, las animaciones, los sonidos… salvo que te dediques al diseño o al mundo del espectáculo.
- Para temas complejos, delicados o que despierten pasiones, olvídate del correo electrónico. Jamás lo utilices cuando estés enfadado; es fácil refugiarse en el teclado pero más difícil hacer frente, posteriormente, a lo que se ha escrito.
Así que deja reposar el mensaje, tómate tu tiempo, adquiere cierta distancia y, cuando lo vuelvas a leer, seguro que cambias de opinión.
En este mismo sentido, huye del sarcasmo y la ironía.Sin poder percibir el tono de voz o ver la cara de tu interlocutor, es fácil malinterpretarlos.
Y si tienes que felicitar de forma sincera a alguien, el correo electrónico tampoco es la mejor opción. Hazlo en persona o prueba con una nota manuscrita.
¿Qué otros aspectos incluirías? ¿Has tenido alguna experiencia que refrende o contradiga estas pautas?
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4 Comentarios
Olga Casal
Luis, muy interesantes tus comentarios. Permíteme añadir un par de cosas:
– Aunque cada vez más escribimos correos a través de nuestro teléfono móvil, no me parece adecuado emplear abreviaturas SMS, si siquiera para ahorrar tiempo.
– Es importante acusar recibo de los correos que nos llegan con documentación adjunta, datos o que nos emplazan para una cita. No cuesta nada confirmar y nuestro interlocutor se quedará más tranquilo.
Un saludo
Luis Miguel Díaz-Meco
Tienes toda la razón Olga.
Cuánto daño hace la jerga del SMS a la lengua! Muchas de las personas, en su inmensa mayoría jóvenes, que la utilizan terminan por olvidar el uso de las tildes o determinadas normas ortográficas.
En cuanto al acuse de recibo, como afirmas, es una norma de cortesía que no cuesta nada y muestra un enorme interés por nuestro interlocutor.
Gracias Olga por las aportaciones y los comentarios. Un cordial saludo!
Heriberto Domingo Bayeme Ekuaga Avomo
Luis Miguel, muy interesante me ha resultado su artículo. Porque yo tenía muchos fallos a la hora de enviar un mensaje por correo electrónico, por lo que su artículo me ha aclarado algunas inconveniencias que yo tenía.
Muchas gracias y un cordial saludo
Luis Miguel Díaz-Meco
Encantado, Heriberto, de que te haya resultado de utilidad.
Un cordial saludo!